Word创建索引的5种方法

在 Word 中，索引通常出现在专业性较强的书籍结尾，其中包括书中出现的重要词语及其在书中的位置。

索引通常出现在专业性较强的书籍末尾，其中包含关键词语在书中每一次出现时的页码，它们会按照首字母的顺序排列，便于读者浏览和快速找到特定的词语及其上下文。

图 1 所示是一个索引的示例。


在 Word 中创建索引时，将出现在索引中的每个词语称为“索引项”。可以手动创建索引或自动创建索引，两种方法的主要区别在于 Word 识别出现在索引中的每个词语的方式。

本节将介绍创建索引的方法。

1、通过手动标记索引项创建索引

创建索引的基本方法是手动标记索引项，即标记想要出现在索引中的每个词语，标记的目的是使系统在创建索引时可以识别出哪些词语将要出现在索引中。完成词语的标记后，即可开始创建索引。

注意，创建索引前应该隐藏 XE 域代码，这是因为在文档中显示 XE 域代码会增加页面数量，导致出现在索引中的词语的页码出现误差。如需隐藏 XE 域代码，可以在功能区的【开始】选项卡中单击【显示/隐藏编辑标记】按钮，使该按钮弹起。如果 XE 域代码仍然显示，则可以单击【文件】【选项】命令，打开【Word选项】对话框，在左侧选择【显示】选项卡，然后在右侧取消选中【隐藏文字】复选框。

手动标记索引项并创建索引的操作步骤如下：
1) 在文档中选择要出现在索引中的某个词语，然后在功能区的【引用】选项卡中单击【标记条目】按钮，如图 2 所示。


2) 打开【标记索引项】对话框，选中的词语被自动添加到【主索引项】文本框中，如图 3 所示。


3) 单击【标记】按钮，对选中的词语进行标记。如果要将该词语在文档中的所有出现位置都进行标记，则可以单击【标记全部】按钮。标记一个词语后，该词语的右侧将显示 XE 域代码，如图 4 所示。


如果看不到 XE 域代码，则需要在功能区的【开始】选项卡中单击【显示/隐藏编辑标记】按钮，以便在文档中显示格式编辑标记。

4) 重复步骤 1)~3)，标记要出现在索引中的每一个词语。完成后单击【关闭】按钮，关闭【标记索引项】对话框。

注意，如果词语中包含英文冒号，则需要在【主索引项】文本框中的冒号左侧输入一个“\”，否则 Word 会将冒号右侧的内容当作次索引项。

将插入点定位到要放置索引的位置，然后在功能区的【引用】选项卡中单击【插入索引】按钮，打开【索引】对话框，如图 5 所示（它与创建目录时打开的【目录】对话框类似）。在【索引】对话框中可以对创建的索引进行以下几种设置。

• 设置索引的分栏数量：在【栏数】文本框中输入表示索引分栏数量的数字。
• 设置索引的布局类型：选择多级索引的排列方式。缩进式的索引排列方式类似多级目录，不同级别的索引呈现缩进结构；接排式的索引没有层次感，不同级别的相关索引排列在一行。
• 设置索引的页码显示方式：如果选中【页码右对齐】复选框，Word会将索引的页码创建为类似目录的页码格式。
• 设置索引中词语的排序方式：在【排序依据】下拉列表中选择索引中的词语按笔画或拼音首字母排序。
• 设置索引中的词语格式：与修改目录格式类似，单击【修改】按钮，可以修改索引中词语的格式。

根据需要对索引选项进行设置，然后单击【确定】按钮，将在插入点位置创建索引。图 6 所示为创建的单栏索引。


在创建好的单栏索引的范围内右击，在弹出的菜单中选择【切换域代码】命令，将在文档中显示图 6 所示的 Index 域代码（创建索引实际上是自动插入了 Index 域代码）。


下表列出了 Index 域包含的开关及其说明。

表：Index域包含的开关及其说明

开 关	说 明
\b	使用书签指定文档中要创建索引的內容范围
\c	指定索引的栏数，其后紧跟表示栏数的数字，数字需用英文双引号括起来
\d	指定序列与页码之间的分隔符，其后紧跟分隔符，分隔符需用英文双引号括起来
\e	指定索引项与页码之间的分隔符，其后紧跟分隔符，分隔符需用英文双引号括起来
\f	只使用指定的词条类型来创建索引
\g	指定在页码范围内使用的分隔符，其后紧跟分隔符，分隔符需用英文双引号括起来
\h	指定索引中各字母之间的距离
\k	指定交叉引用和其他条目之间的分隔符，其后紧跟分隔符，分隔符需用英文双引号括起来
M	指定多页引用页码之间的分隔符，其后紧跟分隔符，分隔符需用英文双引号括起来
\P	将素引限制为指定的字母
\r	将次素引项移入主索引项所在的行中
\s	包括用页码引用的序列号
\y	为多音索引项启用确定拼音功能
\z	指定 Word 创建索引的语言标识符

2、创建多级索引

如果出现在索引中的一些词语之间具有层级关系，则可以创建多级索引。在多级索引中包含主索引项和次索引项两部分，主索引项是索引中位于顶级的词语，次索引项是位于顶级词语下一级或下多级的词语，这意味着次索引项的含义是相对而言的。

在图 8 中，“VBE”是主索引项，“代码窗口”“工程资源管理器”“属性窗口”都是次索引项，因为它们都是 VBE 的组成部分，它们与 VBE 之间是从属关系。


创建多级索引的操作步骤如下：
1) 在文档中复制要标记为次索引项的词语，例如“属性窗口”，然后在功能区的【引用】选项卡中单击【标记条目】按钮，打开【标记索引项】对话框。

2) 选中的内容被自动添加到【主索引项】文本框中，将该文本框中的内容修改为主索引项的词语，例如“VBE”。然后单击【次索引项】文本框的内部，按 Ctrl+V 组合键，将上一步复制的次索引项词语粘贴到该文本框中，如图 9 所示。单击【标记全部】按钮，对文档中的相同词语进行标记。


3) 重复步骤 1 和 2，对其他所有需要在索引中作为次索引项出现的词语进行标记。

4) 将插入点定位到要放置索引的位置，然后在功能区的【引用】选项卡中单击【插入索引】按钮，打开【索引】对话框，设置所需的选项，最后单击【确定】按钮，即可创建多级索引。

提示，还可以使用另一种方法标记多级索引，即在【标记索引项】对话框的【主索引项】文本框中输入主索引项和次索引项的组合形式，如图 10 所示。例如“VBE:属性窗口”，使用英文冒号分隔主索引项与次索引项，冒号左侧的内容表示主索引项，冒号右侧的内容表示次索引项。

3、通过自动标记索引文件创建索引

当要标记为索引项的词语数量较多时，手动标记索引项的方法不但耗时，还很容易出现遗漏，此时可以使用自动标记索引项功能。

使用该功能时，需要先创建一个自动标记索引文件，在其中创建一个两列多行的表格，行数由要标记的词语数量决定。在表格的左列中输入要标记为索引项的词语，无论它是主索引项还是次索引项。在表格的右列中输入主索引项和次索引项的关系，即使用冒号分隔的作为主索引项和次索引项的两个词语。

在图 11 所示的表格中输入了要标记的索引项以及各索引项之间的层级关系，此处虽然以 4 个词语为例，但是包含更多词语的表格的制作方法与此类似。


制作好自动标记索引文件之后，就可以使用该文件自动完成索引项的标记工作并创建索引，操作步骤如下。

1) 打开要创建索引的文档，在功能区的【引用】选项卡中单击【插入索引】按钮，打开【索引】对话框，然后单击【自动标记】按钮，如图 12 所示。


2) 打开【打开索引自动标记文件】对话框，双击制作好的自动标记索引文件，如图 13 所示。


双击自动标记索引文件之后，Word 会自动关闭【打开索引自动标记文件】对话框，并自动完成词语的标记，然后在文档中创建索引即可，如图 14 所示。

4、创建表示页面范围的索引

有的词语可能会在连续的页面中频繁出现，如果在索引中将该词语出现的所有页码都列出来，会显得烦琐，此时可以在索引中为该词语的页码指定范围。

如需创建表示页面范围的索引，需要先为范围中的所有内容创建一个书签，然后在标记索引项时使用该书签，操作步骤如下：

1) 选择一个页面范围中的内容，然后在功能区的【插入】选项卡中单击【书签】按钮。

2) 打开【书签】对话框，在【书签名】文本框中输入“范围索引”，然后单击【添加】按钮，如图 15 所示。


3) 选择范围内要标记的某个词，在功能区的【引用】选项卡中单击【标记条目】按钮，在打开的【标记索引项】对话框中选中【页面范围】单选按钮，然后在【书签】下拉列表中选择上一步创建的书签，最后单击【标记】按钮，如图 16 所示。


4) 重复执行步骤 3)，直到完成范围内所有词语的标记，单击【关闭】按钮，关闭【标记索引项】对话框。然后创建索引，在索引中的词语右侧显示的是一个页码范围，如图 17 所示。

5、在一个文档中创建多个索引

与在一个文档中创建多个目录类似，也可以在一个文档中创建多个索引。

创建好一个索引后，当创建第二个索引时，会显示图 18 所示的信息，单击【否】按钮，即可在保留第一个索引的情况下创建第二个索引。创建更多个索引的方法与此类似。